Allgemeine Grundsätze
Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten erfolgt im Verein
nach den Richtlinien der EU-weiten Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie des
gültigen Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Die Konformität zum Datenschutz im Umgang
mit personenbezogenen Daten im Verein wird insbesondere durch ein
Datenschutzmanagementsystem gewährleistet.
Mit dem Beitritt eines Mitglieds zum Verein erfolgt eine datenschutzrechtliche Unterrichtung
des Mitglieds (gemäß Art. 13 Abs. 1 und Abs. 2 DSGVO). Der Verein darf beim
Vereinseintritt alle Daten erheben (Aufnahmeantrag bzw. Beitrittserklärung), die zur
Verfolgung der Vereinsziele und für die Betreuung und Verwaltung der Mitglieder erforderlich
sind (siehe Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
Für die Nutzung von personenbezogenen Daten sowie auch von Fotos im Rahmen der
Pressearbeit in den Print- und Online-Medien (Vereinshomepage, Social Media Plattform des
Vereins) wird bei Bedarf eine separate Einwilligung eingeholt.
Beitritt zum Verein
Mit dem Beitritt eines Mitglieds nimmt der Verein folgende personenbezogene Daten auf:
• Vor- und Zuname
• Geschlecht
• Anschrift (Straße, Hausnummer, PLZ, Wohnort)
• Kommunikationsdaten (Telefon, E-Mail)
• Geburtsdatum,
• Bankverbindung
Jedem Vereinsmitglied wird zudem eine vereinseigene Mitgliedsnummer zugeordnet.
Die personenbezogenen Daten werden in einem vereinseigenen EDV-System gespeichert,
welches durch technische und organisatorische Maßnahmen vor einem unberechtigten
Zugriff Dritter geschützt ist.
Sonstige Informationen und Informationen über Nichtmitglieder werden von dem Verein
intern nur erhoben und verarbeitet, wenn sie zur Erfüllung des Vereinszweckes nützlich sind
und keine Anhaltspunkte bestehen, dass die betroffene Person ein schutzwürdiges Interesse
hat, das der Verarbeitung entgegensteht.
Austritt aus dem Verein
Beim Austritt von Mitgliedern werden alle gespeicherten Daten archiviert. Die archivierten
Daten werden ebenfalls durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor
der Kenntnisnahme Dritter geschützt. Die archivierten Daten dürfen ebenfalls nur zu vereinsbzw. verbandsinternen Zwecken verwendet werden.
Personenbezogene Daten des austretenden Mitglieds, die die Kassenverwaltung des
Vereins betreffen, werden gemäß den steuergesetzlichen Bestimmungen bis zu zehn
Kalenderjahre ab der Wirksamkeit des Austritts durch den Verein aufbewahrt. Danach
werden diese Daten gelöscht.
Übermittlung von Daten bei der Mitgliedermeldung
Als Mitglied des Landessportbundes Hessen e.V. ist der Verein verpflichtet, seine aktiven Mitglieder
an den übergeordneten Kreisverband jeweils mit Stichtag 01.01. des Kalenderjahres zu
melden.
Übermittelt werden dabei rein statistische Daten, also keine personenbezogene Daten.
Bei aktiven Mitgliedern mit besonderen Aufgaben bzw. Funktionen laut Vereinssatzung
(Vorstandsmitglieder, Ausschussmitglieder), wird die vollständige Adresse mit
Telefonnummer, E-Mail-Adresse sowie der Bezeichnung ihrer Funktion im Verein übermittelt.
Fördernde Mitglieder sowie Ehrenmitglieder werden nur statistisch, also ohne namentliche
Meldung übermittelt.
Der Verein erklärt ausdrücklich bei Abgabe einer Mitgliedermeldung an den übergeordneten
Kreisverband, dass die Daten ausschließlich für verbandsinterne Zwecke verwendet werden
dürfen; eine Überlassung an Dritte ist untersagt bzw. bedarf der schriftlichen Einwilligung der
Mitglieder des Vereins.
Die Übermittlung der Mitgliedermeldung erfolgt in einem datentechnisch verschlüsselten
Verfahren.
Sonstige Übermittlung von Daten an Dachverbände
Als Mitglied des Landessportbundes Hessen e.V. kann der Verein zur Erfüllung seiner Aufgaben
personenbezogene Daten bei folgenden Anlässen an den Kreisverband übermitteln:
• Beantragung von Ehrungen nach der Ehrungsordnung des Kreisverbandes oder
weiterer Dachorganisationen: Vor- und Zuname, Anschrift, Geburtsdatum,
Ehrungshistorie
• Anmeldung zu Lehrgängen des Kreisverbandes oder weiterer Dachorganisationen:
Vor- und Zuname, Anschrift, Geburtsdatum
• Anmeldung zu Fachtagungen und Veranstaltungen des Kreisverbandes oder
weiterer Dachorganisationen: Vor- und Zuname, Anschrift, Geburtsdatum
Die Übermittlung der Mitgliedermeldung erfolgt in einem datentechnisch verschlüsselten
Verfahren.
Pressearbeit
Der Verein informiert die Tagespresse sowie die Verbandszeitschrift des Landessportbundes Hessen e.V. über
Prüfungsergebnisse und besondere Ereignisse. Solche Informationen werden überdies auf
der Internetseite des Vereins veröffentlicht.
Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand einer solchen
Veröffentlichung widersprechen. Im Falle des Widerspruches unterbleiben in Bezug auf das
widersprechende Mitglied weitere Veröffentlichungen. Personenbezogene Daten des
widersprechenden Mitglieds werden von der Homepage des Vereins entfernt. Der Verein
benachrichtigt den Landessportbund Hessen e.V. von dem
Widerspruch des Mitglieds.
Weitergabe von Mitgliedsdaten an Vereinsmitglieder
Der Vorstand macht besondere Ereignisse des Vereinslebens, insbesondere die
Durchführung und die Ergebnisse von Prüfungen, Ehrungen sowie Feierlichkeiten auf der
Homepage des Vereins bekannt. Dabei können personenbezogene Mitgliederdaten
veröffentlicht werden. Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand einer
solchen Veröffentlichung widersprechen. Im Falle des Widerspruches unterbleibt in Bezug
auf das widersprechende Mitglied eine weitere Veröffentlichung auf der Homepage.
Mitgliederverzeichnisse werden nur an Vorstandsmitglieder und sonstige Mitglieder
ausgehändigt, die im Verein nach Satzung und/oder Geschäftsordnung eine besondere
Funktion ausüben, welche die Kenntnis der Mitgliederdaten erfordert. Macht ein Mitglied
geltend, dass er die Mitgliederliste zur Wahrnehmung seiner satzungsmäßigen Rechte
benötigt, händigt der Vorstand die Liste nur gegen die schriftliche Versicherung aus, dass die
Mitgliederdaten nicht zu anderen Zwecken verwendet werden.
Hinweis auf Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Als Aufsichtsbehörde für die Einreichung von Beschwerden der Betroffenen zum
Datenschutz steht der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationssicherheit
Hessen zur Verfügung.
Die Beschwerde kann online unter https://www.datenschutz.hessen.de
eingereicht werden.